คำถามท้ายบทที่ 11 เรื่อง Enterprice Resource Planning : ERP

ข้อ 1. อธิบายความหมายของระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การและโครงสร้างของระบบ
คำตอบ.
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ หรือที่เรียก ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planing เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจักจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที

โครงสร้างของระบบ ERP

1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ทำหน้าที่หลักในองค์การ แต่ละโมดูลจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้

2. ฐานข้อมูลรวม (Intergrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึงฐานข้อมูลรวมได้โดยตรง และ สามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้ ข้อมูลในเรื่องเดียวกันที่ได้จากการประมวลผลของซอฟต์แวร์โมดูลต่างๆ จะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐาน และนำมาเก็บไว้ที่เดียวกัน ทำให้ช่วยลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล

3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนที่สนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การบริหารเครือข่าย การ(Backup) ข้อมูล

4. ระบบสนันสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนที่สนับสนุนการพัฒนา หรือปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ

ข้อ 2. องค์การจะได้รับประโยชน์และมีความท้าทายอย่างไรในการนำระบบ ERP มาใช้
คำตอบ.

ประโยชน์
- กระบวนการบริหาร ระบบ ERP สามารถรวบรวมข้อมูลต่าง ๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรง ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงาน และตรวจสอบสถานการณ์การดำเนินงานขององค์การ ระบบ ERP ช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปในทางเดียวกัน

- เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การการสร้างมาตรฐานและสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ของระบบงานต่างๆ จะช่วยลดเวลา และจำนวนคนในการทำงาน ลดขั้นตอน และ ค่าใช้จ่าย

- กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่าง ๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานงานทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอบสนองความต้องการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ความท้าทาย

- การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจ และ วัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
การนำ ERP มาใช้ ผู้ใช้อาจต้องปรับขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานให้เหมาะสม ความท้าทายก็คือ การค้นหาว่าขั้นตอนการทำงานใดที่สมควรจะควรจะต้องได้รับการปรับเปลี่ยน และทำการเปลี่ยนแปลงให้เข้ากับ ERP

- การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ และค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง
การพัฒนาระบบ ERP จะมีค่าใช้จ่ายที่สูงตอนเริ่มต้น แต่ยังไม่ได้รับการประเมินประโยชน์ จนกว่าจะมีการนำระบบไปใช้ และบุคลากรมีความชำนาญมากขึ้น มีความเข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลที่ได้จากระบบ

- ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟต์แวร์
ระบบ ERP เป็นระบบที่มีความซับซ้อนต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญในการติดตั้ง ดูแลบำรุงรักษา แต่บางครั้งการแก้ไขซอฟต์แวร์มากเกินไปอาจมีความเสี่ยงในการเจอ (Bug) หรือในกรณีที่นำเอาระบบมาใช้งานแล้ว เมื่อความต้องการขององค์การเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ซอฟต์แวร์อาจไม่มีความยืดหยุ่นพอเนื่องจาก ผู้ออกแบบซอฟต์แวร์ไม่ได้เตรียมการไว้ล่วงหน้า

ข้อ 3. ขั้นตอนในการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การมีอะไรบ้าง จงอธิบาย
คำตอบ.
ขั้นตอนในการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ

1. การศึกษาและวางแนวคิด

ในขั้นแรกจะต้องทำการศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององค์การว่ามีความจำเป็นจะต้องนำ ERP มาใช้ในองค์การหรือไม่ ต้องมีการศึกษา และทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจปัญหาขององค์การและสภาพแวดล้อมภายนอกแล้ว จากนั้นก็รอขั้นตอนขออนุมัติจากผู้บริหารเพื่อให้นำ ERP มาใช้ เมื่อได้รับอนุมัติแล้วก็เริ่มทำในขั้นตอนการวางแผนต่อไป

2. การวางแผนนำระบบมาใช้

จะต้องมีการจัดตั้งคณะกรรมการขึ้นมาชุดหนึ่งมีหน้าที่ในการกำกับดูแลให้การคัดเลือกระบบ ERP เป็นไปในทิศทางที่ต้องการ คณะกรรมการจะดำเนินงานเกี่ยวกับการกำหนดลำดับขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจใหม่ กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายและขอบข่ายในการนำ ERP มาใช้ทุกส่วนขององค์การ หรือนำมาใช้กับกระบวนการหลัก ๆ ขององค์การ

3. การพัฒนาระบบ

เป็นขั้นตอนที่ลงในรายละเอียดของการพัฒนาระบบที่เหมาะสมกับองค์การ ประกอบไปด้วยการจัดทำแผนโครงการพัฒนาโดยละเอียด กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลา และเป้าหมายที่จะได้รับ ทำการสำรวจระบบ
งานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือ เปลี่ยนแปลงงานอย่างไรสรุปความต้องการขององค์การว่ามีความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง แล้วกำหนดรูปแบบทางธุรกิจ และกระบวนการทางธุรกิจที่น่าจะเป็นและนำกระบวนการนี้มาเปรียบเทียบกับกระบวนการทางธุรกิจที่มีให้เลือกจากซอฟต์แวร์ ERP

4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ

ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการใช้ระบบ ERP ซึ่งจำเป็นต้องมีการฝึกอบรม และให้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ มีความเข้าใจและเชื่อมั่นในข้อมูลที่ได้จากระบบ และสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ หลังติดตั้งแล้วต้องมีการประเมินผลจากการนำระบบมาใช้เป็นระยะ และนำผลประเมินนั้นมาปรับปรุงระบบต่อไป

ข้อ 4. ปัจจัยที่ควรพิจารณาก่อนการตัดสินใจในการเลือกซอฟต์แวร์ ERP มีอะไรบ้าง และให้ยกตัวอย่างของ ERP ที่มีในท้องตลาดมา 3 ชื่อ
คำตอบ.

ปัจจัยที่ควรพิจารณา
1. การศึกษาและการวางแนวคิด

2. การวางแผนนำระบบมาใช้

3. การพัฒนาระบบ
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ

ซอฟต์ ERP ในท้องตลาด

- IFS Application

- mySAP ERP

- Peoplesoft

ข้อ 5. ความจำเป็นและประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากการขยายขีดความสามารถของระบบ ERP ให้เชื่อมโยงกับระบบของคู่ค้ามีอะไรบ้าง จงยกตังอย่างประกอบคำอธิบาย
คำตอบ.
องค์การหลายแห่งจึงให้ความสำคัญกับการขยายขีดความสามารถของระบบ ERP จากเดิมที่มีระบบ ERP เป็นแกนหลักของระบบข้อมูล และสนับสนุนการดำเนินงานภายในองค์การ เป็นการขยายขอบเขตให้เชื่อมโยงกับองค์การภายนอกได้ เพื่อให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน และประสานกระบวนการทางธุรกิจระหว่างองค์การ